Przetwarzanie danych

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w systemie nagrywania rozmów telefonicznych w Centrum Usług Wspólnych w Mikołowie.

Informuje się, że w Centrum Usług Wspólnych w Mikołowie rozmowy telefoniczne są nagrywane. W związku z powyższym, na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej ?RODO? ? informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem systemu nagrywania rozmów telefonicznych jest Centrum Usług Wspólnych w Mikołowie (dalej CUW) z siedzibą w Mikołowie przy ul. Karola Miarki 9, reprezentowane przez Dyrektora. W związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych dochodzi do przetwarzania, a w szczególności do utrwalenia na nośniku pamięci urządzenia rejestrującego centrali telefonicznej CUW danych osobowych rozmówców, przede wszystkim w zakresie takich rodzajów danych osobowych jak: dane dotyczące tożsamości rozmówców ? w szczególności imię i nazwisko, a w przypadku pracowników CUW także ich stanowisko służbowe, ewentualnie inne dane potwierdzające tożsamość rozmówcy (np. adres zamieszkania), dane kontaktowe (nr telefonu), treść rozmowy, w tym głos rozmówców.

2. Administrator ustanowił inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych i realizacją praw z tym związanych albo pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1, albo telefonicznie pod nr tel. 509-212-776, albo pocztą elektroniczną na adres e-mail: iod@cuw.mikolow.eu.

3. Rejestracja rozmów telefonicznych w CUW dokonywana jest w celu:

1. monitorowania pracowników CUW w zakresie właściwego użytkowania udostępnionych im narzędzi pracy (telefonu służbowego),

2. ochrony prawnie uzasadnionego interesu CUW polegającego na dbałości o zapewnienie wysokiej jakości obsługi telefonicznej realizowanej przez pracowników,

3. zabezpieczenia interesu prawnego CUW, pracowników CUW albo osób prowadzących rozmowę telefoniczną z pracownikiem CUW na wypadek potrzeby wykazania faktów potwierdzonych rozmową telefoniczną, w tym faktów związanych z jakością obsługi telefonicznej lub kierowaniem w czasie rozmowy telefonicznej gróźb, skarg lub pomówień ? na potrzeby dochodzenia roszczeń lub praw i koniecznego zabezpieczenia materiału dowodowego w powyższym zakresie.

4. Podstawą prawną przetwarzania przez CUW danych osobowych w zakresie rejestracji rozmów telefonicznych są następujące przepisy:

• w odniesieniu do pracowników CUW ? przepis art. 22³ w zw. z art. 22² Kodeksu pracy, na podstawie którego pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy różne formy monitoringu, do których zalicza się również nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników wykonywanych z telefonów służbowych w czasie godzin pracy,

• w odniesieniu do wszystkich rozmówców ? przepis art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, iż przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w pkt 1 jest niezbędne dla realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora określonych w pkt 3 lit. b) i c),

• w odniesieniu do osób dzwoniących do CUW ? przepis art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, co oznacza, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (osoba dzwoniąca jest informowana o nagrywaniu rozmów, wobec czego kontynuowanie rozmowy jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nagrywanie).

5. Odbiorcami nagrań rozmów telefonicznych (tj. podmiotami lub osobami, którym mogą one zostać przez Administratora ujawnione) mogą być:

• pracownicy CUW upoważnieni przez Administratora Danych Osobowych do dostępu do treści zarejestrowanych rozmów telefonicznych, w tym ich odsłuchiwania i ich zabezpieczania poprzez ich zapisanie na zewnętrznym nośniku pamięci na polecenie Dyrektora CUW i wyłącznie dla realizacji celów określonych w pkt 3,

• podmioty uprawnione do uzyskania w/w nagrań na podstawie przepisów prawa ? w szczególności podmioty prowadzące postępowania na potrzeby, których zabezpieczono nagrania rozmów.

6. Nagrania rozmów telefonicznych przechowywane są w pamięci urządzenia rejestrującego zależnie od wielkości zapisanych danych i pojemności pamięci w/w urządzenia do czasu nadpisania danych i z zachowaniem wymogu, aby czas ten nie przekraczał 3 miesięcy od daty nagrania.

7. Na zasadach określonych przepisami RODO osoby, których dane dotyczą (których dotyczy nagranie rozmowy telefonicznej dokonane przez CUW) mają prawo do żądania od Administratora: dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe, usunięcia danych, które są przetwarzane niezgodnie z prawem albo nie są niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (wstrzymania operacji na danych stosownie do złożonego wniosku) albo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ich dotyczących.

Zakres każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów z zakresu ochrony danych osobowych (RODO i przepisów krajowych). To, z którego uprawnienia będzie można skorzystać zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych i będzie przedmiotem rozstrzygnięcia przez Administratora w ramach rozpatrywania ewentualnego wniosku o skorzystanie z któregoś z w/w praw.

8. W razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych w zakresie rejestracji rozmów telefonicznych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ? Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,00-193 Warszawa, tel.: 22-531-03-00).